La surface idéale pour une salle de conférence

Sans surprise, les réunions sont courantes dans la vie d’une entreprise. Il en est de même pour les autres événements dans le cadre professionnel ou pas où l’on a besoin d’un local spacieux pour accueillir tout le monde. Voici quelques points à retenir pour la détermination de la surface idéale pour une réunion.

Se poser les bonnes questions

Pour connaître la surface idéale pour une salle de conférence, il faut d’abord se demander le nombre de personnes qui vont participer. Sans surprise, c’est la première étape à faire, car sans connaître le volume des participants, on ne peut pas constituer un cahier de charge des besoins. On peut alors commencer à faire un petit calcul de combien de tables et de chaises, on aura besoin, et cela va rentrer dans combien de mètres carrés de surface.

A noter que lors du calcul, il faut tenir compte de quelques détails importants. A commencer par respecter les 60 cm de distance entre les chaises au moins. C’est valable quand il s’agit d’une simple réunion où les participants ne sont invités que pour écouter. Dans le cas où ceux-ci doivent prendre des notes, cette distance est de 70 cm. Ajouter 10 cm de plus si l’on est amené à travailler avec des supports imprimés ou numériques.

Par ailleurs, il faut déterminer le type de réunion à avoir. Cela permet aussi de penser à d’autres options comme louer une salle de séminaire à la maison basse. C’est une alternative intéressante pour une réunion formelle aussi bien qu’une réunion plus ou moins récréative. D’autant plus que ces types d’endroit ont la capacité d’accueillir un grand nombre de personnes.

Prévoir une bonne logistique

L’intérêt de choisir l’option de louer une salle pour une réunion, c’est surtout de profiter d’un service clé-en-main. Ceci dit, il n’y a plus besoin de penser à la logistique, à l’installation et à la disposition des tables. Il suffit de donner les consignes au responsable de la salle et tout est prêt pour le jour J. Pour ceux qui préfèrent le challenge, il y a certains détails à prévoir.

Penser aux chaises de réunion. Pour ce faire, opter pour des chaises confortables notamment si la réunion va durer un moment. Cela permet d’avoir une meilleure attention des participants, car ils sont bien confortables et à l’aise. Il en est de même pour les tables. Veiller à avoir une assise parfaite même quand on sera amené à prendre note. Autrement dit, les chaises doivent être à la bonne hauteur par rapport à la table.

Ne pas oublier les autres logistiques nécessaires à la réunion. On peut citer le tableau ou un écran de projection si besoin. Il y a aussi le flipchart pour les petites séances de brainstorming. Bien évidemment, prévoir des outils pour la sonorisation surtout si la réunion se passe dans une très grande salle. A défaut de quoi ceux qui se trouvent à une certaine distance de l’interlocuteur a du mal à entendre. Tous des détails à préciser au prestataire dans le cas d’une location de salle.

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